Internes Informationssystem
GOBIK SPORT WEAR, S.L. (nachfolgend die Gesellschaft) hat ein Internes Informationssystem (SIIF) eingeführt, das die verschiedenen internen Informationskanäle der Organisation integriert und sich als grundlegende Säule zur Förderung einer Kultur ethischen, verantwortungsvollen und nachhaltigen Handelns etabliert, mit der Pflicht zur Überwachung, Kontrolle und Prävention im Bereich der Compliance.
Das System stellt den bevorzugten Meldeweg sowie ein verpflichtend zu nutzendes Instrument dar, um Meldungen über Verstöße und Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften mit der gebotenen Sorgfalt zu kanalisieren, bei vollständigem Schutz der Hinweisgebenden, ohne Risiko von Repressalien und mit den erforderlichen Schutzmaßnahmen.
Das SIIF wurde mit den erforderlichen Maßnahmen und Mechanismen in Bezug auf Sicherheit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Schutz der Hinweisgebenden konzipiert, ausgestaltet und wird entsprechend verwaltet. Hierfür arbeiten wir mit dem externen Experten BONET consulting zusammen, der ein hohes Maß an Professionalität, Erfahrung, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit und Einhaltung des geltenden regulatorischen Rahmens einbringt.
Dementsprechend hat die Gesellschaft das SIIF mit einer Reihe von Garantien ausgestattet, darunter Anonymität/Anonymisierung, die ordnungsgemäße Erfassung, die Aufbewahrung und Unveränderbarkeit der Informationen, die Vermeidung von Interessenkonflikten, der Schutz der Hinweisgebenden sowie das Verbot von Repressalien.
Um die Handlungsgrundsätze und die wesentlichen Garantien, die das Interne Informationssystem der Gesellschaft gemäß den Anforderungen der neuen Vorschriften regeln, im Detail kennenzulernen, können Sie die Allgemeine Richtlinie des Internen Informationssystems und zum Schutz der Hinweisgebenden.
Informationskanäle
Die Gesellschaft hat verschiedene interne Informationskanäle eingerichtet, die die Einreichung von Meldungen in schriftlicher oder mündlicher Form ermöglichen. Zu diesem Zweck verfügt die Gesellschaft über die Konfiguration, Gestaltung und Unterstützung durch einen externen Experten, um höchste Standards in Bezug auf Professionalität, Erfahrung, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Schutz der Hinweisgebenden sowie in weiteren für diese Art von Kanälen relevanten Bereichen sicherzustellen. In unserer Richtlinie finden Sie erweiterte Informationen zu den technischen Merkmalen der Kanäle. Die Kanäle unseres SIIF sind die folgenden:
Online-/Digitaler Kanal
Die Gesellschaft stellt Ihnen ein Online-Tool zur Verfügung, über das jede*r Mitarbeitende oder jede mit der Gesellschaft verbundene Person eine schriftliche Meldung über den folgenden Link einreichen kann.
Präsenzkanal / „Face to face“
Ein weiterer Weg, den die Gesellschaft ihren Mitarbeitenden und den mit ihr verbundenen Dritten zur Verfügung stellt, ist der Präsenzkanal, der die Abgabe mündlicher Meldungen im Rahmen eines persönlichen Treffens oder per Videokonferenz ermöglicht.
Um die ordnungsgemäße Erfüllung der in unserer Richtlinie festgelegten Verpflichtungen und Garantien sowie des für diese Art von Mitteilungen geltenden Rechtsrahmens sicherzustellen, hat die Entität diese Verwaltungsfunktion für diese Mitteilungen dem externen Experten BONET consulting übertragen, um den Schutz der Identität der hinweisgebenden Person sowohl im Prozess der Terminanfrage als auch bei der Einreichung einer Mitteilung in persönlicher Form sowie am Ort ihrer Durchführung zu gewährleisten.
Die Fachkräfte von BONET sind für die Bearbeitung der Anfragen zur Einreichung von Mitteilungen über diesen Kanal sowie für die Erfassung und Aufbewahrung aller in dieser Anfrage bereitgestellten Informationen verantwortlich. Wie gesetzlich festgelegt, werden diese Treffen mit vorheriger Zustimmung der hinweisgebenden Person durch eine anonymisierte Aufzeichnung dokumentiert.
Um diesen Kanal nutzen zu können, müssen Sie über die folgenden Kontaktwege einen Termin vereinbaren:
Die Servicezeiten für hinweisgebende Personen sind wie folgt:
- Montag bis Donnerstag von 8:30 bis 14:00 Uhr und von 15:00 bis 18:00 Uhr.
- Freitag von 8:30 bis 14:30 Uhr.
Um die erforderlichen Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen für diese Art von Mitteilungen zu gewährleisten, können direkt per Telefon oder E-Mail eingereichte Mitteilungen weder durchgeführt noch registriert werden. Diese beiden Mittel sind ausschließlich dafür vorgesehen, mit dem technischen Personal Tag, Uhrzeit und Ort für die persönliche Mitteilung zu koordinieren.
Wir bitten Sie, die oben beschriebenen Hinweise zu befolgen, um auf die von der Entität eingerichteten offiziellen Kanäle für die Einreichung von Mitteilungen sowie die Anwendung aller unserer erforderlichen Sicherheits- und Schutzmechanismen korrekt zuzugreifen und diese ordnungsgemäß zu nutzen.
Bei Fragen oder Anliegen zur Funktionsweise des Internen Informationssystems der Entität können Sie den Systemverantwortlichen über die folgende E-Mail kontaktieren: responsables.siif@gobik.com. Sehen Sie hier die Datenschutzrichtlinie ein.
