Internes Informationssystem

GOBIK SPORT WEAR, S.L. (nachstehend "die Einheit" genannt) hat ein Internes Informationssystem (SIIF)eingeführt, das die verschiedenen internen Informationskanäle der Organisation integriert und als grundlegende Achse für die Förderung einer Kultur des ethischen, verantwortungsvollen und nachhaltigen Handelns mit der Aufgabe der Überwachung, Kontrolle und Vorbeugung in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften konfiguriert ist.

Das System ist der bevorzugte Kanal und ein obligatorisches Instrument für die sorgfältige Weiterleitung von Mitteilungen über Verstöße und Nichteinhaltung von Vorschriften, wobei die Informanten völlig geschützt sind, keine Repressalien zu befürchten haben und die erforderlichen Schutzmaßnahmen ergriffen werden.

Die SIIF wurde mit den erforderlichen Maßnahmen und Mechanismen für Sicherheit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Schutz von Hinweisgebern konzipiert, konfiguriert und verwaltet. Zu diesem Zweck haben wir die Zusammenarbeit und Unterstützung des externen Experten BONET-Beratungder ein hohes Maß an Professionalität, Erfahrung, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit und Einhaltung des geltenden Rechtsrahmens gewährleistet.

Daher hat die Entität die SIIFIF mit einer Reihe von Garantien ausgestattet, darunter Anonymität/Anonymisierung, ordnungsgemäße Aufzeichnung, Aufbewahrung und Nichtveränderung von Informationen, Vermeidung von Interessenkonflikten, Schutz des Informanten und Verbot von Vergeltungsmaßnahmen.

Eine ausführliche Beschreibung der Handlungsgrundsätze und der grundlegenden Garantien, die für das interne Informationssystem der Entität gemäß den Anforderungen der neuen Verordnungen gelten, finden Sie in der Allgemeine Grundsätze für das interne Informationssystem und den Schutz von Hinweisgebern.

Informationskanäle

Die Entität hat verschiedene interne Informationskanäle eingerichtet, die die Übermittlung von Mitteilungen in schriftlicher oder mündlicher Form ermöglichen. Zu diesem Zweck hat die Entität die Konfiguration, das Design und die Unterstützung eines externen Experten in Anspruch genommen, um ein Höchstmaß an Professionalität, Erfahrung, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Daten- und Whistleblower-Schutz sowie andere für diese Art von Kanälen geltende Bereiche zu gewährleisten. Weitere Informationen zu den technischen Merkmalen der Kanäle finden Sie in unserer Politik. Die Kanäle unserer SIIF sind wie folgt:


Online/Digitaler Kanal

Der Rechtsträger stellt ein Online-Tool zur Verfügung, über das jeder Mitarbeiter oder jede mit dem Rechtsträger verbundene Person eine schriftliche Mitteilung über den folgenden Kanal einreichen kann Link.

Persönlicher Kanal 

Ein weiterer Kanal, den die Entität ihren Mitarbeitern und Dritten, die mit der Entität zu tun haben, zur Verfügung stellt, ist der persönliche Kanal, der es ermöglicht, mündliche Mitteilungen durch ein persönliches Treffen oder eine Videokonferenz zu übermitteln.

Um die Einhaltung der Verpflichtungen und Garantien zu gewährleisten, die in unserer Politik und dem für diese Art der Kommunikation geltenden Rechtsrahmen festgelegt sind, hat die Entität die Verwaltung dieser Kommunikation dem externen Experten BONET consulting anvertraut, um den Schutz der Identität des Informanten sowohl bei der Beantragung eines vorherigen Termins als auch bei der Übermittlung einer Kommunikation im Face-to-Face-Format und an dem Ort, an dem sie erfolgt, zu gewährleisten.

Die Fachleute des BONET sind für die Verwaltung der Anträge auf Übermittlung von Mitteilungen über diesen Kanal sowie für die Erfassung und Speicherung aller im Antrag enthaltenen Informationen zuständig. Wie im Gesetz festgelegt, werden diese Gespräche mit vorheriger Zustimmung des Informanten durch eine anonymisierte Aufzeichnung dokumentiert.

Um diesen Kanal nutzen zu können, müssen Sie Folgendes beantragen einen vorherigen Termin über die folgenden Kontaktkanäle anfordern:

Die Öffnungszeiten für Auskunftspersonen sind wie folgt:

  • Montag bis Donnerstag von 8:30 bis 14:00 Uhr und von 15:00 bis 18:00 Uhr.
  • Freitag von 8:30 bis 14:30 Uhr.

Um die notwendigen Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen für diese Art von Mitteilungen zu gewährleisten, können Mitteilungen, die direkt per Telefon oder E-Mail übermittelt werden, nicht vorgenommen oder registriert werden. Diese beiden Instrumente dienen ausschließlich dazu, mit dem technischen Personal den Tag, die Uhrzeit und den Ort für eine persönliche Mitteilung zu vereinbaren.

Bitte befolgen Sie die oben beschriebenen Anweisungen, um Zugang zu den offiziellen Kanälen zu erhalten und diese ordnungsgemäß zu nutzen, die von der Entität für die Übermittlung von Mitteilungen und die Anwendung aller unserer notwendigen Sicherheits- und Schutzmechanismen bereitgestellt werden.

Sollten Sie Zweifel oder Fragen zur Funktionsweise des internen Informationssystems der Entität haben, wenden Sie sich bitte an den Systemmanager unter der folgenden E-Mail-Adresse: responsables.siif@gobik.com